A gestão de documento em uma construtora é fundamental para garantir efetividade nos serviços, otimizar a experiência dos clientes e impulsionar os resultados. Nessa perspectiva, um dos pontos relevantes é contar com uma boa ferramenta de gestão, a fim de promover o controle de documentos.

Mesmo que seja uma atividade com desafios para muitos gestores, controlar bem os documentos é uma atividade crucial. Para isso, a tecnologia exerce um papel fundamental, pois ela oferece recursos para tornar tudo isso mais simples e intuitivo.

O Colaborativo do Construtivo é uma delas, visto que se trata de uma plataforma de colaboração para a gestão de documentos, processos e informações.

Sendo assim, o Construtivo preparou este texto para que você conheça melhor sobre a gestão de documento e como o Colaborativo pode ajudar. Boa leitura!

A importância da gestão de documento na construção civil

A gestão de documento é muito importante para o desenvolvimento de atividades no setor de engenharia. Ela está presente em vários pontos – seja em projetos, procedimentos escritos, desenhos, contratos, documentos de profissionais, clientes, entre outros.

Nessa perspectiva, uma gestão e controle eficiente de toda a documentação possibilita uma maior segurança e organização. Além do mais, essa prática evita problemas com as leis e viabiliza a criação de um histórico de informações importantes para o desempenho dos trabalhos.

Desse modo, o controle de documentos oferece vantagens importantes, como:

• Diminuição de custos;
• Produtividade;
• eficiência nas atividades práticas;
• maior segurança dos dados.

Como fazer a gestão de documento na construção civil

Mesmo que essa prática pareça ser algo simples – organizar e guardar arquivos – a gestão de documento exige que você promova um planejamento específico.

E isso serve até mesmo para simplificar a consulta e o cumprimento de compromissos, o que facilita as tarefas da rotina dos profissionais envolvidos.

A seguir, demonstraremos como fazer esse controle, confira.

Organize os documentos por categoria

Em primeiro lugar, é importante reunir as documentações e separá-las por categoria. Para isso, considere datas, tipos, objetivos, clientes, áreas e outras divisões definidas pela administração.

Esse processo é fundamental para garantir que todos os seus documentos fiquem organizados e fáceis de serem localizados.

Faça cópias de segurança

As cópias de segurança são essenciais para evitar qualquer tipo de contratempo, como a perda de documentos. Dessa forma, faça um arquivo somente com as cópias de segurança daquilo que for mais importante. Nesse quesito, contar com uma solução digital é a melhor opção.

Use a nuvem

Utilizar um sistema de arquivo em nuvem é a melhor maneira para promover o controle de documentos, visto que evita os longos arquivos físicos, além de garantir a segurança das informações.

A modernidade, posto isso, é primordial para ter uma gestão de documentos eficiente e longe de riscos. A plataforma de colaboração do Construtivo utiliza o modelo de nuvem (SaaS) e pode ser acessada de qualquer dispositivo conectado à internet, inclusive tablets e smartphones.

A tecnologia é uma grande aliada

A tecnologia é indispensável quando se fala em gestão de documento na construção civil. Com ela, você terá em mãos soluções modernas e com funcionalidades inteligentes, capazes de modificar o cotidiano dos gestores e, assim, tornar as tomadas de decisão mais eficientes.

Com base nisso, os recursos tecnológicos disponibilizam várias possibilidades para o controle de documentos, que refletem diretamente no trabalho da organização. As principais vantagens de ter uma ferramenta inovadora são:

• Praticidade;
• Agilidade;
• Melhor organização dos documentos;
• Controle de acesso;
• Eliminação de burocracia;
• Administração centralizada;
• Economia de espaços físicos;
• Otimização de tempo;
• Segurança das informações.

Ou seja, percebe-se que a tecnologia é muito importante para os processos administrativos em uma obra. E mais importante que isso é ter como parceira uma empresa especializada em aplicar a tecnologia no segmento da Engenharia Civil.

O Construtivo é uma organização de TI com DNA de engenharia. Nosso objetivo é apoiar todos os clientes, oferecendo soluções inovadoras a fim de obter um diferencial competitivo – tornando a engenharia um setor de alta qualidade, maior produtividade e com redução de custos.

Conte com o Colaborativo do Construtivo

Agora que você entendeu melhor sobre a importância da gestão de documento, saiba que o Colaborativo é a opção ideal para a sua construtora. Trata-se de uma plataforma de colaboração com a função de gerir documentos, processos e informações.

O Colaborativo atende aos maiores e mais importantes projetos e obras do país e utiliza tecnologia própria.

A função da ferramenta é automatizar a gestão documental do seu negócio em todos os processos de coordenação de projetos, gerenciamento de obras e gestão de ativos. Isso permite que seus técnicos se direcionem apenas para as atividades complexas, o que promove um ganho maior de produtividade.

A automatização desses trabalhos burocráticos e repetitivos englobam verificações de conformidade, notificações e compilações de dados para produzir relatórios. Assim, com a digitalização, você perceberá um ganho muito maior de eficiência e rendimento na obra de engenharia.

Enfim, como você percebeu ao longo do texto, a gestão de documento é um processo essencial para a construção civil, uma vez que viabiliza benefícios importantes para que a construtora alcance o sucesso.

Por isso que você deve priorizar o uso da tecnologia e o Colaborativo será a chave para o sucesso da sua construtora, otimizando a gestão e a eficiência para, assim, melhorar seus resultados. Então, conte com o Colaborativo do Construtivo e se destaque frente aos seus concorrentes!

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