马库斯·格林纳德罗*
采购经理人指数 (项目管理研究所) 出版了一本关于协作的书，名为“项目经理的协作工具”, 由伊丽莎白·哈林 (Elizabeth Harrin) 撰写. 这是一本有趣的书，内容涉及在美国背景下在项目管理中使用协作。. 看完后, 我们可以得出结论，协作在巴西工程项目管理中的应用处于良好的水平, 因为与我们在这里所做的相比，本书中没有任何不同或非常新的内容.
在项目管理生命周期中的沟通一章中，提到了项目经理在沟通过程中面临的四个挑战。. 本文的任务是综合主要概念，补充我们在巴西使用的愿景和经验.
第一个挑战是与不同的利益相关者和发起人的沟通. 这些通常是不总是有空的人。. 所以,信息需要准确和简洁。. 除了其中一些不知道和对项目细节不感兴趣的难度, 每种类型的利益相关者都有不同的需求.
协作工具是这方面的强大盟友, 因为它允许您开发不同的仪表板和, 具有足够的参数化, 直接访问系统, 避免项目经理重写数据, 隔离无关紧要的信息并“消毒”讨论内容和可能导致误解的细节. 这是很常见的, 为了透明, 发起人和利益相关者请求访问协作工具, 虽然很少访问它.
第二个典型的困难是最终导致无意义讨论的误解。. 这对项目经理来说是一个挑战, 因为它是团队中几个对项目没有贡献的人所消耗的能量. 谁还没有遇到过通过电子邮件与众多抄袭者“打架”的经历, 无数的复制品和反驳, 通常主题完全偏离? 协作工具通过讨论论坛构建信息和组织沟通的方式大大降低了这种风险, 因为它倾向于将讨论保持在内容的重点范围内, 除了“永久”暴露零件.
搜索信息比存储在电子邮件中的信息更容易. 由于验证或不验证事实是多么容易，像“你总是这样做”这样的指控更难以不公平地发生. 有, 尽管如此, 由项目经理监控的协作工具的实施带来的风险. 一般, 沟通问题在更快的沟通过程中更频繁地发生，协作工具是最灵活的工具之一.
第三个挑战是与团队建设相关的沟通. 在项目内发展特定的讨论组，同时促进交流会造成孤岛, 所以理想也是考虑整个团队的沟通, 分享项目愿景和目标. 团队不是一夜之间形成的, 信任是人们通过工具协作和贡献信息的关键点. 项目经理需要确定协作工具中可以节省时间的点, 向团队展示协作和沟通交流的价值, 产生协同效应. 这样做, 合作将有助于改善沟通和, 最后, 团队建设.
作者提到的最后一个挑战是团队个人喜好的管理. 人们的工作方式不同, 不是每个人都同时工作并具有相同的动力. 电子邮件验证频率, 我们做智能手机, 半夜发送电子邮件而预期在早上第一个小时回复是可能导致沟通问题的常见问题示例。. 这种标准化在被定义为协作工具的参数之前必须与团队保持一致. 这样做, 项目经理会在沟通中消除很多不必要的焦虑和噪音.
还在这个话题上, 作为对形式和过程开发的补贴, 重要的是要从团队了解偏好是从一般方面开始沟通，然后详细说明还是, 相反, 在做出决定之前列出所有的利弊, 如何计费和通知.
这种调整越透明, 更好地理解所应用的协作工具及其参数化的原因, 从而提高其使用的质量和速度.
提到的四点非常相关和真实, 在以上 15 多年使用协作工具的经验，可以为每个案例引用大量案例, 在实施过程中思考这个话题肯定对交流有好处, 该项目, 利益相关者和项目经理, 谁将拥有更安静、更少“混乱”的生活.
*Marcus Granadeiro 是一名土木工程师，毕业于 Escola Politécnica da USP, Construtivo.com 总裁, 拥有工程DNA的科技公司. 云概念的先驱, 从 1999 服务于巴西最大的基础设施项目, 会员做 ADN (欧特克开发网络)和 RICS 成员 (皇家特许测量师学会).