Konstruktiv

logo

 Übersetzung bearbeiten

Vier Kommunikationspunkte für Kollaborationsprojekte

Vier Kommunikationspunkte für Kollaborationsprojekte

von Marcus Grenadeiro*

O PMI (Institut für Projektmanagement) hat ein Buch über Zusammenarbeit mit dem Titel „Collaboration Tools for Project Manager“ veröffentlicht., geschrieben von Elizabeth Harris. Es ist ein interessantes Buch über den Einsatz von Collaboration im Projektmanagement im amerikanischen Kontext.. nach dem Lesen, Wir können feststellen, dass die Anwendung der Zusammenarbeit im Engineering-Projektmanagement in Brasilien auf einem guten Niveau ist, da es nichts in dem Buch gibt, das anders oder sehr neu ist als das, was wir hier machen.

Im Kapitel Kommunikation im Projektmanagement-Lebenszyklus werden vier Herausforderungen genannt, denen der Projektleiter im Kommunikationsprozess gegenübersteht.. Die Mission dieses Artikels ist es, die Hauptkonzepte zu synthetisieren und mit unserer Vision und Erfahrung in Bezug auf die Verwendung in Brasilien zu ergänzen.

Die erste Herausforderung ist die Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern und Sponsoren. Dies sind in der Regel Personen, die nicht immer verfügbar sind.. Deswegen,die Informationen müssen präzise und prägnant sein.. Neben der Schwierigkeit, dass einige von ihnen die Details des Projekts nicht kennen und nicht daran interessiert sind, es gibt unterschiedliche Anforderungen für jede Art von Stakeholder.

Das Kollaborationstool ist in dieser Hinsicht ein starker Verbündeter, weil Sie damit verschiedene Dashboards entwickeln können und, bei entsprechender Parametrierung, direkten Zugriff auf das System gewähren, den Projektmanager vor dem Umschreiben von Daten schützen, Trennen von unwichtigen Informationen und "Bereinigen" des Inhalts von Diskussionen und Details, die zu Missverständnissen führen könnten. Es ist sehr gängig, aus Gründen der Transparenz, Sponsoren und Interessenvertreter fordern Zugriff auf das Kollaborationstool an, obwohl selten darauf zugreifen.

Die zweite typische Schwierigkeit sind Missverständnisse, die in unproduktiven Diskussionen enden.. Es ist eine Herausforderung für den Projektleiter, da es eine Energie ist, die von mehreren Personen im Team aufgewendet wird, die nichts zum Projekt beitragen. Wer kennt nicht schon "Kämpfe" per E-Mail mit zahlreichen kopierten Leuten, mit unzähligen Repliken und Erwiderungen, normalerweise mit dem Thema, das komplett abschweift? Die Art und Weise, wie das Collaboration-Tool Informationen strukturiert und die Kommunikation über Diskussionsforen organisiert, minimiert dieses Risiko erheblich, da es dazu neigt, die Diskussion im Fokus des Inhalts zu halten, zusätzlich zum "dauerhaften" Freilegen der Teile.

Die Suche nach Informationen ist einfacher als die in E-Mails gespeicherte. Anschuldigungen wie "Du machst das immer" sind schwieriger unfair zu machen, da es einfach ist, dies zu überprüfen oder keine Tatsache zu sein. Es gibt, dennoch, ein Risiko, das mit der Implementierung von Kollaborationswerkzeugen eingeführt wird, die vom Projektleiter überwacht werden müssen. Normalerweise, Kommunikationsprobleme treten häufiger in schnelleren Kommunikationsprozessen auf und das Collaboration-Tool ist eines der agilsten, das es gibt.

Die dritte Herausforderung ist die mit Teambuilding verbundene Kommunikation. Die Entwicklung spezifischer Diskussionsgruppen innerhalb des Projekts bei gleichzeitiger Anregung der Kommunikation schafft Silos, Ideal ist also, auch über die Kommunikation für die ganze Gruppe nachzudenken, Teilen von Projektvisionen und -zielen. Teams bilden sich nicht über Nacht, Vertrauen ist ein wichtiger Punkt für die Zusammenarbeit und den Beitrag mit Informationen durch Tools. Der Projektmanager muss im Collaboration-Tool Punkte identifizieren, die zu Zeiteinsparungen führen, die dem Team den Wert von Zusammenarbeit und Kommunikationsaustausch zeigen, der Synergiegenerierung. so benehmen, Zusammenarbeit hilft, die Kommunikation zu verbessern und, Folglich, Teambildung.

Die letzte vom Autor erwähnte Herausforderung ist die Verwaltung der persönlichen Vorlieben des Teams. Menschen arbeiten anders, nicht jeder arbeitet gleichzeitig und mit der gleichen Dynamik. Häufigkeit der E-Mail-Bestätigung, wir machen auch Smartphone, E-Mails mitten in der Nacht mit einer erwarteten Antwort in der ersten Morgenstunde sind häufige Beispiele für Probleme, die zu Kommunikationsproblemen führen können.. Diese Standardisierung muss mit dem Team abgestimmt werden, bevor sie als Parameter für das Kollaborationstool definiert wird. Dies tun, der Projektmanager wird viel unnötige Angst und Lärm in der Kommunikation beseitigt haben.

Immer noch zu diesem Thema, als Zuschuss für die Entwicklung von Formen und Verfahren, Es ist wichtig, vom Team zu verstehen, ob die Kommunikation mit dem allgemeinen Aspekt beginnen und dann detailliert werden soll oder, andererseits, Listen Sie alle Vor- und Nachteile auf, bevor Sie mit der Entscheidung fortfahren, So werden Sie in Rechnung gestellt und benachrichtigt.

Je transparenter diese Anpassung ist, desto besser wird das Verständnis des eingesetzten Kollaborationswerkzeugs und der Gründe für seine Parametrisierung sein, Dadurch wird die Qualität und Geschwindigkeit der Verwendung erhöht.

Die vier genannten Punkte sind sehr relevant und wahr, in mehr als 15 jahrelange Erfahrung mit einem Collaboration-Tool, ist es möglich, für jeden von ihnen eine riesige Liste von Fällen zu zitieren, Das Nachdenken über das Thema während einer Implementierung bringt sicher Vorteile für die Kommunikation, das Projekt, die Stakeholder und der Projektleiter, die ein ruhigeres und weniger „chaotisches“ Leben haben werden.

*Marcus Granadeiro ist Bauingenieur mit Abschluss an der Escola Politécnica da USP, Präsident von Construtivo.com, Technologieunternehmen mit Engineering-DNA. Pionier im Cloud-Konzept, von 1999 bedient die größten Infrastrukturprojekte in Brasilien, Mitglied von ADN (Autodesk-Entwicklungsnetzwerk)und Mitglied der RICS (Royal Institution of Chartered Surveyours).