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Elektronische Dokumentenverwaltung, wie und warum wählen?

Elektronische Dokumentenverwaltung, wie und warum wählen?

von Marcus Grenadeiro*

Die Entwicklung eines komplexen Engineering-Projekts stellt für jeden Projektbeteiligten völlig unterschiedliche Managementanforderungen. Dieser unterschiedliche Bedarf, der mit einer Verallgemeinerung der Nomenklatur der Lösungen verbunden ist, führt zu viel Verwirrung, Frustrationen und Geld- und Zeitverluste. Der emblematischste Fall ist der Begriff GED, verwendet, um elektronisches Dokumentenmanagement zu bezeichnen. Obwohl, Was ist die beste GED-Spezifikation für den Bau oder die Renovierung einer Anlage??
Um diese Frage zu beantworten brauchen wir, anfänglich, wissen, wer das GED . verwenden sollte. Die Antwort ist einfach: alle Teilnehmer. Designer, Vorgesetzte, Manager, Auftragnehmer, Autohersteller, zum Endverbraucher gehen, wer wird für den Betrieb verantwortlich sein.
Gibt es eine gemeinsame Spezifikation, die all diesen Teilnehmern gerecht wird?? Sie verwenden das gleiche GED? die gleiche Software? in einer idealen Welt, sim. Alles im selben System, keine parallelen Kontrollen und das Dokument folgt einem einzigen Fluss vom Konzept bis zum Build. Aber, bedauerlicherweise, diese ideale welt existiert nicht. In der Praxis, jeder Teilnehmer verwendet seinen eigenen GED, um Ihre Managementanforderungen zu erfüllen oder die Risiken gemäß Ihren Interessen zu verwalten.
Der Designer muss die Dokumententwicklungsaktivität kontrollieren, Zeichnungsreferenzen verwalten, in der Lage sein, den Workflow zu ändern, um das Team produktiver zu machen, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten verfolgen, Verwaltung von Fristen zur Erfüllung von Kundenwünschen und Dokumentation aller Nacharbeiten und Änderungen. Das ideale GED für diese Rolle kann etwas Generisches sein, wenn es mit mehreren CAD-Plattformen funktioniert, oder ein GED, das mit der am häufigsten verwendeten CAD-Plattform verbunden ist, denn je spezialisierter die GED, desto mehr Ressourcen hat sie.
Für Vorgesetzte und Führungskräfte, die einen viel stärkeren Fokus auf den Prozess haben, normalerweise ist das Dokument nicht der "Hauptakteur", aber nur Beweise für eine durchgeführte Aktivität oder getroffene Entscheidung.. Das Dokument außerhalb des Kontextes ihrer Tätigkeit zu behandeln, ist für sie nutzlos, Andererseits ist es wichtig, Informationen über Emittenten zu haben, Daten und Beziehung zwischen Dokumenten. Das ideale GED ist notwendigerweise generisch, es muss ein sehr starkes Element der Zusammenarbeit und Ressourcen haben, die die Erstellung von Berichten und Dokumenten unterstützen, die es im Rahmen seiner Verantwortlichkeiten erstellen muss.
Auftragnehmer und Monteure suchen nicht nach anspruchsvollen Funktionen. Sie wollen nur das richtige Dokument, in der geplanten Zeit, um minimale Nacharbeiten und maximale Ausführungsgeschwindigkeit zu generieren, denn Fixkosten sind in der Regel die Schurken der Rentabilität des Vertrages.. Einfach nur ein GED-Benutzer zu sein, ist ideal, aber, oft aus vertraglichen Gründen und Risikoanalyse, ein Werkzeug zur redundanten Steuerung von Flüssen wird eingeführt., Entscheidungen dokumentieren und Dokumente aufbewahren. In diesen Fällen, Was sie im GED suchen, ist Integration, die Kosten und das Risiko manueller Arbeit für die Registrierung und Registrierung von Dokumenten so weit wie möglich zu vermeiden.
Der Endkunde möchte das Projekt pünktlich und mit Qualität erhalten, in der Regel stellen Vorgesetzte und Manager zu diesem Zweck ein.. Der ideale GED für ihn ist derjenige, der der Dokumentationsabteilung dient und die operativen Aktivitäten unterstützt. Das GED muss einzigartig und unternehmensweit sein. Muss beide Anforderungen technischer Dokumente erfüllen, wie man Verwaltungsdokumente verwaltet. Normalerweise, Integration ist ihm egal, da es Lieferanten vertraglich verpflichtet, sich in ihrem GED zu registrieren, aber vergiss, wenn es manuell und teuer ist, zahlt er am Ende die Rechnung.
In diesen zwanzig Jahren Erfahrung in der Bereitstellung von Technologie für den Maschinenbau ist mir klar, dass es kein einziges richtiges Rezept gibt, aber ich verstehe sehr genau, was die Bedingungen sind, um eine angemessene und effiziente Lösung zu finden. Ingenieurwissenschaften müssen versuchen, Technologie zu verstehen und zu studieren. Die Technologie wiederum muss die Ziele und die Funktionsweise des Engineerings verstehen, ohne sich aufzudrängen, aber angepasst. Außerdem, Jeder muss Verträge verstehen und von Anfang an "Karten auf dem Tisch" haben sowie eine transparente und offene Beziehung. Wenn einige dieser Punkte nicht beachtet werden, das Projekt verliert und, infolgedessen, alle deine Teilnehmer.

*Marcus Granadeiro ist Präsident von Construtivo.com, Unternehmen, das End-to-End-Management- und Prozesslösungen für den Engineering-Markt anbietet, als Angebot 100% in der Cloud und in der Service-Modalität (SaaS).

Über Construtivo.com

das Konstruktive, Unternehmen, das Lösungen für Management und Prozesse anbietet (Anfang, Mitte und Ende) für den Maschinenbaumarkt, als Angebot 100% in der Cloud und in der Service-Modalität (SaaS, von English Software as a Service), wurde gegründet in 1999 von Banco Santander Spanien beginnt seine Tätigkeit als Dienstleister im Bereich Technologie mit Schwerpunkt Tiefbau. In 2004, der brasilianische Betrieb wurde unabhängig und heute, Construtivo.com hat mehr als 20.000 Benutzer, zusätzlich zu einer nationalen Referenz für die Vorreiterrolle bei den Angeboten des SaaS-Modells (von English Software as a Service) und im Cloud-Konzept für mehrere Bereiche, wie Energie, Transport, öffentliche Verwaltung, Wartung, unter anderen.

mit ungefähr 100 aktive Kunden, unter ihnen Andrade Gutierrez, AHE Belo Monte, Voith, Herzog Energie, Kurs, Schahin und Raízen, Construtivo.com hat sich zu einem der wichtigsten Unternehmen mit Fokus auf Prozessmanagement mit Spezialisierung auf Bauingenieurwesen im Land entwickelt
Construtivo.com hat sich zu einem der wichtigsten Unternehmen mit Fokus auf Prozessmanagement mit Spezialisierung auf Bauingenieurwesen im Land entwickelt.

Besitzer eines kompletten Portfolios von kollaborativen und Computergrafiklösungen, das ziel des unternehmens ist es, unter den technologieanbietern für den bauingenieur- und architekturmarkt weiterhin führend zu bleiben, Förderung der akademischen Forschung, die sich auf die Verbesserung der Projektkoordination und der Qualität der Arbeiten konzentriert, neben der Ausweitung des Einsatzes Ihrer Anwendung auf andere Branchen, als Infrastruktur, Bauleiter, Energie, Einzelhandel, zwischen anderen. Mehr Informationen: www.construtivo.com