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Gestão eletrônica de documentos, como e por que escolher

Gestão eletrônica de documentos, como e por que escolher

por Marcus Granadeiro*

O desenvolvimento de um complexo empreendimento de engenharia gera demandas de gestão completamente distintas para cada um dos participantes do projeto. Esta diferente gama de necessidades associada a uma generalização de nomenclatura das soluções leva a muitas confusões, frustrações e prejuízos de dinheiro e tempo. O caso mais emblemático é o termo GED, utilizado para designar Gestão Eletrônica de Documentos. Porém, qual é a melhor especificação de GED para uso na construção ou reforma de uma planta?
Para responder a esta pergunta precisamos, inicialmente, saber quem deve usar o GED. A resposta é simples: todos os participantes. Projetistas, supervisoras, gerenciadora, empreiteira, montadoras, indo até o usuário final, que será responsável pela operação.
Será que existe uma especificação comum que atenda a todos esses participantes? Eles irão usar o mesmo GED? O mesmo software? Em um mundo ideal, sim. Todos dentro de um mesmo sistema, nenhum controle paralelo e o documento seguindo um fluxo único da concepção até o as build. Mas, infelizmente, este mundo ideal não existe. Na prática, cada participante usará um GED próprio, para atender às suas necessidades de gestão ou para gerenciar os riscos de acordo com o seu interesse.
A necessidade da projetista é controlar a atividade de desenvolvimento dos documentos, gerenciar os desenhos referências, ter possibilidade de mudar o fluxo de trabalho para dar mais rendimento à equipe, rastrear a dependência entre os documentos, administrar os prazos de atendimento das solicitações do cliente e documentar todo o retrabalho e alterações. O GED ideal para esta função pode ser algo genérico se ela trabalhar com várias plataformas CAD, ou um GED associado com a plataforma CAD mais utilizada, pois quão mais especializado for o GED mais recursos ele terá.
Para as supervisoras e gerenciadoras que têm um foco muito maior no processo, normalmente o documento não é o “ator principal”, mas apenas uma evidência de alguma atividade realizada ou decisão tomada. Tratar o documento fora do contexto da atividade que elas exercem é algo inútil para ela, por outro lado é fundamental ter informações sobre emitentes, datas e relacionamento entre documentos. O GED ideal é necessariamente genérico, precisa ter um elemento de colaboração muito forte e recursos que apóiem a geração de relatórios e documentos que ela deve produzir dentro das suas atribuições.
Empreiteiras e montadoras não buscam recursos sofisticados. Querem apenas o documento correto, no tempo planejado para gerar o mínimo de retrabalho e o máximo de velocidade de execução, pois geralmente são os custos fixos os vilões da lucratividade do contrato. Ser apenas um usuário do GED é o ideal, mas, muitas vezes por questões contratuais e análise de risco, adota-se uma ferramenta para um controle redundante dos fluxos, documentação das decisões e armazenamento dos documentos. Nestes casos, o que elas buscam no GED é a integração, para evitar ao máximo os custos e risco de trabalhos manuais para registro e cadastro dos documentos.
O cliente final quer receber o empreendimento dentro do prazo e qualidade, normalmente contrata as supervisoras e gerenciadoras com este objetivo. O GED ideal para ele é o que atende o departamento de documentação e que dará suporte às atividades de operação. O GED deve ser único e corporativo. Deve atender tanto às demandas de documentos técnicos, como fazer a gestão de documentos administrativos. Normalmente, ele não se preocupa com integração, pois obriga contratualmente aos fornecedores o cadastro em seu GED, mas esquece que se o mesmo for manual e caro é ele quem paga a conta no final.
Nestes vinte anos de experiência em fornecer tecnologia para engenharia percebo que não há uma receita correta e única, porém entendo de maneira muito clara quais são as condições para se chegar a uma solução adequada e eficiente. A engenharia precisa procurar entender e estudar tecnologia. A tecnologia por sua vez tem que entender os objetivos e como a engenharia funciona sem tentar impor, mas se adaptando. Além disso, todos precisam entender de contratos e ter desde o início as “cartas na mesa” e uma relação transparente e franca. Sempre que alguns desses pontos não forem observados, o projeto perde e, por conseqüência, todos os seus participantes.

*Marcus Granadeiro é presidente da Construtivo.com, empresa de fornecimento de solução para gestão e processos de ponta a ponta para o mercado de engenharia, com oferta 100% na nuvem e na modalidade de serviço (SaaS).

Sobre o Construtivo.com

O Construtivo, empresa de fornecimento de solução para gestão e processos (começo, meio e fim) para o mercado de Engenharia, com oferta 100% na nuvem e na modalidade de serviço (SaaS, do inglês Software as a Service), foi fundado em 1999 pelo Banco Santander espanhol iniciando suas atividades como prestador de serviços na área de tecnologia voltada à construção civil. Em 2004, a operação brasileira se tornou independente e hoje, a Construtivo.com conta com mais de 20.000 usuários, além de ser referência nacional pelo pioneirismo nas ofertas do modelo SaaS (do inglês Software as a Service) e no conceito nuvem para diversas áreas, tais como energia, transporte, administração pública, manutenção, entre outras.

Com cerca de 100 clientes ativos, entre eles Andrade Gutierrez, AHE Belo Monte, Voith, Duke Energy, Rumo, Schahin e Raízen, a Construtivo.com se tornou uma das principais empresas voltadas para o gerenciamento de processos com especialização em engenharia civil do país
a Construtivo.com se tornou uma das principais empresas voltadas para o gerenciamento de processos com especialização em engenharia civil do país.

Detentora de um portfólio completo de soluções colaborativas e de computação gráfica, a meta da companhia é manter-se em evidência entre os fornecedores de tecnologia para o mercado de engenharia civil e arquitetura, estimulando a realização de pesquisas acadêmicas focadas na melhoria da coordenação de projetos e na qualidade das obras, além de expandir o uso de sua aplicação para outros setores, como infraestrutura, gerenciadores de obras, energia, varejo, entre outros. Mais informações: www.construtivo.com