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工程项目中文件管理的重要性

工程项目中文件管理的重要性

如果有什么东西可以表征工程项目, 是细节. 从最小到最大的项目, 可以找到类似的项目: 材料清单, 合同 (或出价), 图纸, 交换电子邮件等. 数量是这样的, 没有适当的文件管理, 您的整个项目可能会受到严重损害.

这个话题已经引起了巴西各地企业家和工程师的关注. 到底, 该技术每天都会引入新功能以优化生产流程并使日常操作更加安全.

尽管如此, 许多参与大型工程项目战略部分的专业人士仍然没有回答这个问题. 原因很简单: 生产力和质量的费用, 截止日期等。. 任何事情都可能导致文档管理远远落后于这些专业人员的优先事项清单.

哪一个, 如今, 可能是一个巨大的错误. 我们将解释原因:

工程项目的复杂性

远远超出计算, 大型工程项目承载着利益相关者的需求: 清晰的沟通, 恒定和稳定.

这就是有关各方希望能够访问产生的无数文件的方式. 他们还希望掌握所做的更改。, 采购申请, 未平仓合约或已平仓合约.

在这些项目中, 问责制必须始终如一. 这就是为什么, 沟通具有战略作用: 使流程按约定进行。.

此外, 大型项目需要与其所有文件保持一致,以方便检查和修订. 这些步骤通常很严格。, 所以, 必须遵守.

事实是, 在大型工程项目中, 促进利益相关者之间民主交流的最有效方式是使用最新的文件。. 没有那个细节, 整个项目都遭受了可怕的后果。.

信息不匹配导致双方摩擦, 推迟最多样化领域的工作. 到底, 结果是客户不信任 (因为这个过程似乎不安全) 以及成本的增加.

文件管理: 在工程项目中必不可少

文档管理是一种简化工作管理的现代方法, 而不仅仅是在项目部分。, 但端到端. 从订单到最终交付和售后.

这种管理有寻求组织项目工作流程的标准, 确保每个文件都是独一无二的。, 利益相关方易于追踪和访问. 目标之一也是促进审计.

有了这个解决方案, 除了利益相关者之间有动态的沟通, 有可能符合 ISO 标准的标准, 例如.

值得记住的是,ISO 认证有助于您的公司, 因为一些客户甚至在完成新交易之前可能会要求他们的工程部门遵循这些标准.

并在项目内, 文档管理解决方案为您的团队提供了更多的自由. 具有创新功能, 拥有每个工具, 可以利用几个好处.

看到一些!

文档管理工具的好处

人工管理有其价值, 但不可否认的是要保持竞争力, 如今, 工程公司需要采用技术解决方案.

文档管理工具就是这样做的。: 帮助您的企业在竞争中保持领先, 作为抛光工作流程的基石, 那是有效的, 敏捷和安全.

对于那些正在寻找文档管理工具的人, 好处很多. 什么:

  • 研究与组织: 结构化和分层数据库中的文档组织有助于搜索, 可以按名称或使用特定过滤器完成.
  • 自动化工作流程: 应用文档管理解决方案还意味着标准化流程, 依靠技术能力,使部分功能实现自动化 (每次更新时向负责部门发送材料清单, 例如).
  • 减少人为错误: 通过自动化某些任务, 错误风险下降. 此外, 团队将有更多时间专注于他们的任务和审查, 加强整个生产和战略过程.
  • 改进的沟通过程: 完整且共享的数字环境, 这有助于访问最多样化的文档,并允许项目的修订和其他关键操作以提高生产力.
  • 降低工作成本: 最后, 经济. 没有那么多风险, 延误赔钱的可能性, 涉及文件的故障或问题 (问题, 贮存, 审查等) 退出.

数字化的优势

一些现代文档管理工具的另一种可能性是扫描.

在工程公司中,设计部门通常会保留旧图纸以供咨询和学习. 此外, 其他部门可以将纸质合同存档, 以及其他回忆 (检查照片, 例如).

问题是这些材料的时间因素可能很残酷。, 将它们磨损到无法辨认的程度. 纸碎了, 墨水变清澈,有时甚至会出现白蚁. 然后, 这些图纸和文件的所有价值都丢失了.

为了解决这个问题, 有数字化: 一种以数字方式扫描和存档文档(例如蓝图和记忆)的方法, 在您的数据库中创建完整的地图库. 那是, 一种保护公司资产的有效方式——同时让下一代员工可以轻松访问这些资产.

对于寻求在流程中添加技术和质量解决方案的工程公司来说,文档管理是一个关键点. 使用正确的工具, 您利用项目部门的能力并促进所有团队沟通.

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