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La importancia de la gestión documental en proyectos de ingeniería

La importancia de la gestión documental en proyectos de ingeniería

Si hay algo que caracteriza a los proyectos de ingeniería, son los detalles. Desde los más pequeños hasta los más grandes proyectos, es posible encontrar elementos como: lista de materiales, contratos (o pujas), dibujos, intercambiar correos electrónicos y más. La cantidad es tal que, sin una gestión documental adecuada, todo su proyecto podría verse seriamente comprometido.

Este tema ya atrajo la atención de emprendedores e ingenieros en todo Brasil.. en el final, La tecnología introduce nuevas funciones todos los días para optimizar el flujo de producción y hacer que las operaciones diarias sean más seguras..

Sin embargo, este es un tema que aún no tiene respuesta para muchos de los profesionales involucrados en la parte estratégica de los grandes proyectos de ingeniería. Las razones son simples: el cargo por productividad y calidad, los plazos, etc.. Cualquier cosa puede contribuir a que la gestión documental quede muy rezagada en la lista de prioridades de estos profesionales.

Qué, hoy en día, puede ser un gran error. Y te explicaremos por qué:

La complejidad de los proyectos de ingeniería

mucho más allá de los cálculos, Los grandes proyectos de ingeniería conllevan una demanda de sus partes interesadas: Comunicación clara, constante y estable.

Es así como las partes involucradas esperan tener acceso a los innumerables documentos que se producen.. También quieren estar al tanto de los cambios realizados., de solicitudes de compra, de contratos abiertos o cerrados.

En estos proyectos, la rendición de cuentas debe ser constante. Por eso, la comunicación asume un papel estratégico: hacer que los procesos vayan según lo acordado..

Además, Los grandes proyectos deben estar alineados con toda su documentación para facilitar las inspecciones y revisiones.. Estos pasos suelen ser rigurosos., por lo tanto, es fundamental estar en cumplimiento.

el hecho es que, en grandes proyectos de ingeniería, la forma más eficaz de promover la comunicación democrática entre las partes interesadas es con documentación actualizada.. sin ese detalle, todo el proyecto sufre consecuencias nefastas..

El desajuste de información provoca fricciones entre las partes, retrasar el trabajo en los más diversos ámbitos. en el final, el resultado es la desconfianza de los clientes (ya que el proceso parece no ser seguro) y el aumento de costos.

Gestión de documentos: esencial en proyectos de ingeniería

La gestión de documentos es un método moderno para simplificar la gestión del trabajo., y no solo en la parte de proyectos., pero de un extremo a otro. Desde el pedido hasta la entrega final y postventa.

Esta gestión tiene criterios que buscan organizar el flujo de trabajo de un proyecto., asegurando que cada documento sea único., fácilmente rastreable y accesible para las partes interesadas. Uno de los objetivos también es facilitar las auditorías..

Con esta solucion, además de que las partes interesadas tengan una comunicación dinámica entre sí, es posible cumplir con los criterios de la norma ISO, por ejemplo.

Vale la pena recordar que las certificaciones ISO contribuyen a su empresa, ya que algunos clientes pueden requerir que se sigan estos estándares en su sector de ingeniería incluso antes de cerrar un nuevo trato.

Y dentro del proyecto, la solución de gestión de documentos ofrece mucha más libertad para su equipo. Con características innovadoras, propio de cada herramienta, es posible aprovechar varios beneficios.

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Los beneficios de una herramienta de gestión de documentos

La gestión manual tiene su valor, pero es innegable que para seguir siendo competitivo, hoy en día, las empresas de ingeniería necesitan adoptar soluciones tecnológicas.

Una herramienta de gestión de documentos hace precisamente eso.: ayuda a su empresa a mantenerse por delante de la competencia, sirviendo como piedra angular para un proceso de trabajo pulido, eso es eficiente, ágil y seguro.

Para aquellos que buscan una herramienta de gestión de documentos, los beneficios son muchos. Como:

  • Investigación y Organización: La organización de documentos en una base de datos estructurada y jerárquica facilita las búsquedas, que se puede hacer por nombre o con filtros específicos.
  • Workflow Automatizado: Aplicar una solución de gestión de documentos también significa estandarizar procesos, confiar en las capacidades tecnológicas para que algunas funciones estén automatizadas (enviar una lista de materiales al sector responsable en cada actualización, por ejemplo).
  • Reducción de errores humanos: Automatizando ciertas tareas, el riesgo de errores disminuye. Además, el equipo tendrá más tiempo para concentrarse en sus tareas y revisiones, fortalecer todo el proceso productivo y estratégico.
  • Proceso de comunicación mejorado: Un entorno digital completo y compartido, que facilita el acceso a los más diversos documentos y permite revisiones y otras acciones cruciales para que el proyecto tenga más productividad.
  • Reducción de costos de trabajo: Por fin, economía. sin tantos riesgos, la posibilidad de perder dinero por retrasos, fallas o problemas relacionados con los documentos (asunto, almacenamiento, revisión, etc.) dejar.

Las ventajas de la digitalización

Otra posibilidad de algunas herramientas modernas de administración de documentos es escanear.

En las empresas de ingeniería, es habitual que el sector del diseño guarde los dibujos antiguos para su consulta y aprendizaje.. Además, otros sectores pueden mantener los contratos en papel archivados, así como otros recuerdos (fotos de inspección, por ejemplo).

El problema es que el factor tiempo puede resultar cruel con estos materiales., desgastarlos hasta el punto de volverse indescifrables. el papel se desmorona, la tinta se aclara y, a veces, incluso aparecen termitas. Luego, Se pierde todo el valor que tenían estos dibujos y documentos..

Para resolver este problema, existe la digitalización: un método para escanear y archivar digitalmente documentos como planos y memorias, creando bibliotecas de mapas completas en su base de datos. O sea, una forma eficiente de proteger los activos de su empresa, además de hacerla fácilmente accesible para las próximas generaciones de empleados.

La gestión documental es un punto crucial para las empresas de ingeniería que buscan sumar soluciones tecnológicas y de calidad en su proceso.. con la herramienta adecuada, aprovecha las capacidades del sector de su proyecto y facilita toda la comunicación del equipo.

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