Si algo caracteriza a los proyectos de ingeniería son los detalles. Desde los proyectos más pequeños hasta los más grandes, puede encontrar elementos como: lista de materiales, contratos (o licitaciones), dibujos, correos electrónicos intercambiados y mucho más. La cantidad es tan grande que, sin una gestión documental adecuada, todo su proyecto puede verse seriamente comprometido.

Este tema ya está atrayendo la atención de empresarios e ingenieros en todo Brasil. Después de todo, la tecnología presenta nuevas características todos los días para optimizar el flujo de producción y brindar más seguridad a las operaciones del día a día.

Sin embargo, este es un tema que aún pasa desapercibido para muchos de los profesionales involucrados en la parte estratégica de los grandes proyectos de ingeniería. Las razones son simples: cobrar por productividad y calidad, plazos, etc. Todo puede contribuir para que la gestión documental quede muy atrás en la lista de prioridades de estos profesionales.

Lo cual, hoy, puede ser un gran error. Y explicaremos por qué:

La complejidad de los proyectos de ingeniería

Mucho más allá de los cálculos, los grandes proyectos de ingeniería conllevan un requisito de sus grupos de interés: una comunicación clara, constante y estable.

Es así como las partes involucradas esperan tener acceso a los innumerables documentos que se producen. También quieren estar al tanto de los cambios realizados, solicitudes de compra, contratos abiertos o cerrados.

En estos proyectos, la rendición de cuentas debe ser constante. Por ello, la comunicación adquiere un papel estratégico: hacer que los procesos vayan según lo acordado.

Además, los proyectos a gran escala deben estar alineados con toda su parte documental para facilitar las inspecciones y revisiones. Estos pasos suelen ser rigurosos, por lo que el cumplimiento es esencial.

El caso es que, en los grandes proyectos de ingeniería, la forma más eficaz de promover la comunicación democrática entre las partes interesadas es con la documentación actualizada. Sin este detalle, todo el proyecto sufre duras consecuencias.

El desajuste de información provoca fricciones entre las partes, retrasando el trabajo en los más diversos ámbitos. En última instancia, el resultado es la desconfianza del cliente (ya que el proceso parece ser inseguro) y mayores costos.

Gestión documental: imprescindible en proyectos de ingeniería

La gestión documental es un método moderno para simplificar la gestión del trabajo, y no solo en cuanto a proyectos, sino de principio a fin. Desde el pedido hasta la entrega final y postventa.

Esta gestión tiene criterios que buscan organizar el flujo de trabajo de un proyecto, asegurando que cada documento sea único, fácilmente rastreable y accesible para las partes interesadas. Uno de los objetivos también es facilitar las auditorías.

Con esta solución, además de que las partes interesadas tengan una comunicación dinámica entre sí, es posible cumplir con los criterios de la norma ISO, por ejemplo.

Vale la pena recordar que las certificaciones ISO contribuyen a su empresa, ya que algunos clientes pueden requerir que se sigan estos estándares en su sector de ingeniería incluso antes de cerrar un nuevo trato.

Y dentro del proyecto, la solución de gestión de documentos ofrece mucha más libertad para su equipo. Con características innovadoras, específicas para cada herramienta, es posible aprovechar varios beneficios.

¡Ver algo!

Los beneficios de una herramienta para la gestión de documentos

La gestión manual tiene su valor, pero es innegable que para seguir siendo competitivas, hoy las empresas de ingeniería necesitan adoptar soluciones tecnológicas.

Una herramienta de gestión de documentos hace precisamente eso: ayuda a su empresa a mantenerse por delante de la competencia, sirviendo como parte fundamental de un proceso de trabajo pulido que es eficiente, ágil y seguro.

Para aquellos que buscan una herramienta de gestión de documentos, los beneficios son muchos. Como:

  • Investigación y Organización: La organización de documentos en una base de datos estructurada y jerárquica facilita las búsquedas, que se pueden realizar por nombre o con filtros específicos.
  • flujo de trabajo automatizado: Aplicar una solución de gestión documental también significa estandarizar procesos, apoyándose en las capacidades tecnológicas para que algunas funciones sean automatizadas (enviar una lista de materiales al sector responsable de cada actualización, por ejemplo).
  • La reducción de los errores humanos: Al automatizar determinadas tareas, disminuye el riesgo de errores. Además, el equipo tendrá más tiempo para concentrarse en sus tareas y revisiones, fortaleciendo todo el proceso productivo y estratégico.
  • Proceso de Mejora de la comunicación: Un entorno digital completo y compartido, que facilita el acceso a los más diversos documentos y permite revisiones y otras acciones cruciales para que el proyecto tenga más productividad.
  • El trabajo de reducción de costes: Finalmente, economía. Sin tantos riesgos, disminuye la posibilidad de perder dinero por retrasos, fallos o problemas relacionados con los documentos (emisión, almacenamiento, revisión, etc.).

Los beneficios de la digitalización

Otra posibilidad para algunas herramientas modernas de gestión de documentos es la digitalización.

En las empresas de ingeniería, es común que el sector del diseño mantenga los dibujos antiguos para su consulta y aprendizaje. Además, otros sectores pueden guardar contratos en papel archivados, así como otras memorias (fotos de inspección, por ejemplo).

El problema es que el factor tiempo puede resultar cruel con estos materiales, llevándolos hasta el punto de volverse indescifrables. El papel se desmorona, la tinta se aclara y en ocasiones incluso aparecen las termitas. Entonces, se pierde todo el valor que tenían estos dibujos y documentos.

Para resolver este problema, existe la digitalización: un método para escanear y archivar documentos como planos y memorias digitalmente, creando colecciones de mapas completas en su base de datos. En otras palabras, una forma eficiente de proteger los activos de su empresa, además de hacerla fácilmente accesible para las próximas generaciones de empleados.

La gestión documental es un punto crucial para las empresas de ingeniería que buscan sumar soluciones tecnológicas y de calidad en su proceso. Con la herramienta adecuada, mejora las capacidades de su sector de proyectos y facilita toda la comunicación del equipo.

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