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Die Bedeutung des Dokumentenmanagements in Engineering-Projekten

Die Bedeutung des Dokumentenmanagements in Engineering-Projekten

Wenn es etwas gibt, das Engineering-Projekte auszeichnet, sind die Details. Von den kleinsten bis zu den größten Projekten, Es ist möglich, Artikel zu finden wie: Materialliste, Verträge (oder Gebote), Zeichnungen, E-Mails ausgetauscht und mehr. Die Menge ist so, dass, ohne richtiges Dokumentenmanagement, Ihr gesamtes Projekt könnte ernsthaft gefährdet sein.

Dieses Thema hat bereits die Aufmerksamkeit von Unternehmern und Ingenieuren in ganz Brasilien auf sich gezogen. schlussendlich, Die Technologie führt täglich neue Funktionen ein, um den Produktionsfluss zu optimieren und den täglichen Betrieb sicherer zu machen.

dennoch, Dies ist ein Thema, das von vielen Fachleuten, die mit dem strategischen Teil großer Engineering-Projekte befasst sind, immer noch unbeantwortet bleibt. Die Gründe sind einfach: der Preis für Produktivität und Qualität, die Fristen usw.. Alles kann dazu beitragen, dass das Dokumentenmanagement auf der Prioritätenliste dieser Fachleute weit zurückliegt.

Welcher, heutzutage, kann ein großer fehler sein. Und wir erklären warum:

Die Komplexität von Engineering-Projekten

weit über Berechnungen hinaus, Große Engineering-Projekte fordern von ihren Stakeholdern: klare Kommunikation, konstant und stabil.

So erhoffen sich die Beteiligten Zugriff auf die unzähligen Dokumente, die produziert werden. Sie wollen auch über die vorgenommenen Änderungen auf dem Laufenden bleiben., von Bestellanforderungen, von offenen oder geschlossenen Verträgen.

In diesen Projekten, Rechenschaftspflicht muss konstant sein. Darum, Kommunikation nimmt eine strategische Rolle ein: die Prozesse wie vereinbart ablaufen lassen..

Außerdem, große Projekte müssen mit ihrer gesamten Dokumentation abgeglichen werden, um Inspektionen und Revisionen zu erleichtern. Diese Schritte sind oft streng., deshalb, Es ist wichtig, die Vorschriften einzuhalten.

Tatsache ist das, bei großen Engineering-Projekten, Der effektivste Weg, die demokratische Kommunikation zwischen den Interessengruppen zu fördern, ist eine aktuelle Dokumentation.. ohne dieses detail, das gesamte Projekt leidet unter schlimmen Folgen..

Die Nichtübereinstimmung der Informationen führt zu Reibungen zwischen den Parteien, Verzögerung der Arbeit in den unterschiedlichsten Bereichen. schlussendlich, die Folge ist Misstrauen gegenüber Kunden (da der Prozess unsicher zu sein scheint) und die Kostensteigerung.

Dokumenten-Management: unabdingbar in Engineering-Projekten

Dokumentenmanagement ist eine moderne Methode zur Vereinfachung der Arbeitsverwaltung, und nicht nur im Projektteil., aber ende zu ende. Von der Bestellung bis zur endgültigen Lieferung und After-Sales.

Dieses Management hat Kriterien, die darauf abzielen, den Workflow eines Projekts zu organisieren, sicherstellen, dass jedes Dokument einzigartig ist., leicht nachvollziehbar und für Interessierte zugänglich. Eines der Ziele ist es auch, Audits zu erleichtern.

Mit dieser Lösung, zusätzlich zu der dynamischen Kommunikation der Stakeholder untereinander, es ist möglich, die Kriterien der ISO-Norm zu erfüllen, zum Beispiel.

Denken Sie daran, dass ISO-Zertifizierungen zu Ihrem Unternehmen beitragen, da einige Kunden möglicherweise verlangen, dass diese Standards in ihrem Maschinenbausektor befolgt werden, noch bevor sie ein neues Geschäft abschließen.

Und innerhalb des Projekts, die Dokumentenmanagement-Lösung bietet viel mehr Freiheit für Ihr Team. Mit innovativen Funktionen, jedes Werkzeug besitzen, es ist möglich, mehrere Vorteile zu nutzen.

einige sehen!

Die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Tools

Manuelles Management hat seinen Wert, aber es ist nicht zu leugnen, dass um wettbewerbsfähig zu bleiben, heutzutage, Maschinenbauunternehmen müssen technologische Lösungen einführen.

Ein Dokumentenmanagement-Tool macht genau das.: hilft Ihrem Unternehmen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, als Eckpfeiler für einen ausgefeilten Arbeitsprozess, das ist effizient, wendig und sicher.

Für diejenigen, die ein Dokumentenmanagement-Tool suchen, die Vorteile sind vielfältig. Was:

  • Forschung und Organisation: Die Organisation von Dokumenten in einer strukturierten und hierarchischen Datenbank erleichtert die Suche, was nach Namen oder mit spezifischen Filtern erfolgen kann.
  • Automatisierter Arbeitsablauf: Der Einsatz einer Dokumentenmanagement-Lösung bedeutet auch, Prozesse zu standardisieren, auf technologische Fähigkeiten angewiesen, um einige Funktionen zu automatisieren (Zusendung einer Materialliste an den zuständigen Bereich bei jedem Update, zum Beispiel).
  • Reduzierung menschlicher Fehler: Durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben, das Fehlerrisiko sinkt. Außerdem, Das Team hat mehr Zeit, sich auf seine Aufgaben und Überprüfungen zu konzentrieren, Stärkung des gesamten Produktions- und Strategieprozesses.
  • Verbesserter Kommunikationsprozess: Eine vollständige und gemeinsame digitale Umgebung, was den Zugriff auf die unterschiedlichsten Dokumente erleichtert und Revisionen und andere entscheidende Maßnahmen für mehr Produktivität des Projekts ermöglicht.
  • Reduzierung der Arbeitskosten: Schließlich, Wirtschaft. ohne so viele risiken, die Möglichkeit, Geld bei Verspätungen zu verlieren, Fehler oder Probleme mit Dokumenten (Ausgabe, Lagerung, Rezension usw.) Verlassen.

Die Vorteile der Digitalisierung

Eine andere Möglichkeit einiger moderner Dokumentenmanagement-Tools ist das Scannen.

In Ingenieurbüros ist es üblich, dass in der Konstruktionsbranche alte Zeichnungen zu Konsultations- und Lernzwecken aufbewahrt werden. Außerdem, andere Sektoren können Papierverträge archivieren, sowie andere Erinnerungen (Inspektionsfotos, zum Beispiel).

Das Problem ist, dass der Zeitfaktor bei diesen Materialien grausam sein kann., sie bis zur Unkenntlichkeit zermürben. das Papier bröckelt, die Tinte klärt sich und manchmal treten sogar Termiten auf. Dann, der Wert, den diese Zeichnungen und Dokumente hatten, ist verloren.

Um dieses Problem zu lösen, da ist die digitalisierung: eine Methode zum digitalen Scannen und Archivieren von Dokumenten wie Bauplänen und Erinnerungen, Erstellen kompletter Kartenbibliotheken in Ihrer Datenbank. Das ist, eine effiziente Möglichkeit, die Vermögenswerte Ihres Unternehmens zu schützen – und sie für die nächsten Generationen von Mitarbeitern leicht zugänglich zu machen.

Dokumentenmanagement ist ein entscheidender Punkt für Engineering-Unternehmen, die technologische und qualitativ hochwertige Lösungen in ihren Prozess integrieren möchten. mit dem richtigen Werkzeug, Sie nutzen die Fähigkeiten Ihres Projektsektors und erleichtern die gesamte Teamkommunikation.

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