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3 Schritte zur erfolgreichen Implementierung eines Informationsmanagementsystems

3 Schritte zur erfolgreichen Implementierung eines Informationsmanagementsystems

*Von Marcus Grenadier

Oktober des 2019 – Die Implementierung eines Informationsmanagementsystems für ein Unternehmen ist kein einfacher und schneller Prozess., abgesehen davon, dass Sie es nicht bei einem Lieferanten kaufen können. Es ist ein Verfahren, das unter Beteiligung des Unternehmens entwickelt werden muss und Technologie beinhaltet, Ausbildung und sogar kulturellen Wandel.

Stellen Sie ein System vollständig bereit, Lassen Sie das Team die Verantwortung dafür übernehmen, Integrieren Sie es in die tägliche Routine und beginnen Sie ohne Schwierigkeiten, es auf natürliche Weise zu verwenden, Es ist eine viel größere Herausforderung, als Sie sich normalerweise vorstellen..

Der erste Schritt ist der offensichtlichste und einfachste, Wählen Sie ein System aus, wählen Sie einen Lieferanten, Gehen Sie durch die Kaufphase und unterschreiben Sie den Vertrag.

Mit den „Hausaufgaben“ gut gemacht, Auch die zweite Phase ist normalerweise relativ schnell und einfach zu überstehen.. Besprechen Sie die Besonderheiten des Unternehmens, die Details der gekauften Lösung verstehen, Geben Sie den Bereich an, der bereitgestellt werden soll, die neuen Abläufe und Prozesse kennen und „hands on“ legen.

nach dem geh Leben ist, dass die Herausforderung zunimmt. Bisher hatten wir Fragen zu Hardware- e Software, jetzt haben wir die Volksware. Trainieren, einsetzen, Bräuche ändern, versteckte Interessen erkennen und, In so vielen Fällen, die Berührung kultureller Aspekte der Organisation sind Themen, die in den ersten beiden Phasen der Umsetzung meist wenig oder gar nicht thematisiert werden.

In einer Risikoanalyse kann festgestellt werden, dass dies die sensibelste Phase ist.. Darauf weist unsere Erfahrung hin, neben der richtigen Investition in die Aus- und Weiterbildung der Teilnehmer, Es ist wichtig, dass das Unternehmen mindestens drei weitere Aspekte versteht:

  • Die Implementierung des Systems muss an den strategischen Zielen des Unternehmens ausgerichtet sein, und diese Kommunikation muss erfolgen und allen Beteiligten klar sein. In Bereitstellungen gibt es normalerweise keine Verfahren und Prozesse, um Entscheidungen zu treffen., aber dies ist die Ausrichtung, die das Team leiten und vereinen wird.
  • Wie bei jeder Innovation gibt es eine Tendenz zu einer kleinen Verschlechterung, bevor eine Verbesserung eintritt.. Daher, Unterstützung ist sehr wichtig, Beteiligung und Verständnis in der gesamten Befehlskette des Unternehmens. Es ist immer gut, sich daran zu erinnern, dass Innovation bedeutet, Fehler zu machen, dass Fehler zu machen normal ist und als Lernen betrachtet werden muss. „Fail fast“ sollte das Motto sein.
  • Die spezifikationsgemäße Installation des Systems durch ein geschultes Team kann den Liefervertrag erfüllen, aber es bedeutet nicht, dass das System effektiv implementiert ist. Wenn das Team nicht voll ausgelastet ist, wenn es weiterhin Kontrollen oder Berichte auf andere Weise durchführt und wenn die Geschäftsführung und der Vorstand die Berichte und Daten des Systems nicht „verbrauchen“., es gibt keine wirksame Umsetzung. An dieser Stelle ist die Beteiligung von Management und Direktoren unerlässlich, damit die alten Tools „aussterben“ und der reale Nutzen des Implementierten erfasst wird.. Es ist nicht ungewöhnlich, Systeme zu beobachten, die von der obersten Leitung „sabotiert“ werden, die „außerhalb“ Berichte anfordert oder annimmt..

So wie jede Veränderung Disziplin und Beendigung erfordert, bis sie zur Gewohnheit wird, Die Implementierung eines Informationsmanagementsystems ist nicht anders. Die größte Herausforderung beginnt mit der Nutzung, aber Gewinne kommen in der Regel schnell, und seine effektive Umsetzung bedeutet in der Regel einen Schritt in Richtung Produktivität, Governance und Transparenz.

*Marcus Granadeiro ist Diplom-Bauingenieur der USP Polytechnische Schule, Präsident von Konstruktive, Technologieunternehmen mit Engineering-DNA und DNA-Mitglied (Autodesk-Entwicklungsnetzwerk) Wir machen RICS (Royal Institution of Chartered Surveyours).