Se há algo que caracteriza os projetos de engenharia, são os detalhes. Dos menores projetos aos mais grandiosos, é possível encontrar itens como: lista de materiais, contratos (ou licitações), desenhos, e-mails trocados e muito mais. A quantidade é tanta que, sem a devida gestão de documentos, seu projeto inteiro pode ser seriamente comprometido.

Esse tema já chama atenção de empresários e engenheiros pelo Brasil. Afinal, a tecnologia apresenta a cada dia novos recursos para otimizar o fluxo de produção e dar mais segurança às operações do dia a dia.

No entanto, esse é um assunto que ainda passa em branco por muitos dos profissionais envolvidos com a parte estratégica dos grandes projetos de engenharia. Os motivos são simples: a cobrança por produtividade e qualidade, os prazos etc. Tudo pode contribuir para que a gestão de documentos fique bem atrás na lista de prioridades desses profissionais.

O que, hoje em dia, pode ser um tremendo erro. E nós vamos explicar porquê:

A complexidade dos projetos de engenharia

Muito além dos cálculos, projetos de engenharia de grande porte carregam uma exigência dos seus stakeholders: comunicação clara, constante e estável.

É assim que as partes envolvidas esperam ter acesso aos incontáveis documentos que são produzidos. Elas também desejam ficar por dentro das alterações feitas, das requisições de compra, dos contratos em aberto ou fechados.

Nestes projetos, a prestação de contas deve ser constante. Por isso, a comunicação assume um papel estratégico: fazer os processos caminharem conforme acordado.

Além disso, os projetos de grande porte precisam estar alinhados com toda sua parte documental para que facilitem as inspeções e revisões. Essas etapas costumam ser rigorosas, portanto, é essencial estar em conformidade.

Fato é que, em grandes projetos de engenharia, a forma mais eficaz de promover uma comunicação democrática entre os stakeholders é com a documentação em dia. Sem esse detalhe, o projeto inteiro sofre com duras consequências.

O desencontro de informações causa atritos entre as partes, atrasando o trabalho nas mais diversas esferas. No fim das contas, o resultado é a desconfiança dos clientes (já que o processo aparenta ser inseguro) e o aumento de custos.

Gestão de documentos: essencial nos projetos de engenharia

A gestão de documentos é um método moderno para simplificar o gerenciamento da obra, e não apenas na parte de projetos, mas de ponta a ponta. Do pedido à entrega final e ao pós-venda.

Essa gestão conta com critérios que buscam organizar o workflow de um projeto, garantindo que cada documento seja único, facilmente rastreável e acessível às partes interessadas. Um dos objetivos é também facilitar as auditorias.

Com essa solução, além dos stakeholders possuírem uma comunicação dinâmica entre si, é possível atender à critérios da norma ISO, por exemplo.

Vale a pena lembrar que as certificações ISO contribuem para sua empresa, já que alguns clientes podem exigir que essas normas sejam seguidas em seu setor de engenharia antes mesmo de fechar um novo negócio.

E dentro do projeto, a solução de gestão de documentos oferece muito mais liberdade para o seu time. Com recursos inovadores, próprios de cada ferramenta, é possível aproveitar de vários benefícios.

Veja alguns!

Os benefícios de uma ferramenta para a gestão de documentos

A gestão manual tem seu valor, mas é inegável que para se manter competitivo, hoje em dia, as empresas de engenharia precisam adotar soluções tecnológicas.

Uma ferramenta de gestão de documentos faz exatamente isso: ajuda sua empresa a se manter à frente da concorrência, servindo como peça fundamental para um processo de trabalho lapidado, que seja eficiente, ágil e seguro.

Para quem busca uma ferramenta de gestão de documentos, os benefícios são vários. Como:

• Pesquisa e Organização: A organização dos documentos em um banco de dados estruturado e hierárquico facilita nas pesquisas, que podem ser feitas pelo nome ou com filtros específicos.
• Workflow Automatizado: Aplicar uma solução de gestão de documentos significa também padronizar processos, confiando nas capacidades tecnológicas para que algumas funções sejam automatizadas (envio de lista de materiais para o setor responsável a cada atualização, por exemplo).
• Redução dos Erros Humanos: Ao automatizar certas tarefas, o risco de erros cai. Além disso, a equipe terá mais tempo hábil para concentrar-se em suas tarefas e revisões, fortalecendo todo processo produtivo e estratégico.
• Melhoria no Processo de Comunicação: Um ambiente digital completo e compartilhado, que facilita o acesso aos mais diversos documentos e permite revisões e outras ações cruciais para que o projeto conte com mais produtividade.
• Redução de Custos da Obra: Por fim, economia. Sem tantos riscos, a possibilidade de perder dinheiro com atrasos, falhas ou problemas envolvendo os documentos (emissão, armazenamento, revisão etc) cai.

As vantagens da digitalização

Outra possibilidade de algumas ferramentas de gestão de documentos modernas é a digitalização.

Nas empresas de engenharia é comum que o setor de projetos mantenha desenhos antigos guardados para consultas e aprendizado. Além disso, outros setores podem manter contratos em papel arquivados, assim como demais memórias (fotos de inspeções, por exemplo).

O problema é que o fator tempo pode ser cruel com esses materiais, desgastando-os ao ponto de se tornarem indecifráveis. O papel esfarela, a tinta clareia e às vezes até os cupins aparecem. Então, todo valor que esses desenhos e documentos tinham se perde.

Para resolver esse problema, existe a digitalização: um método de escanear e arquivar os documentos como plantas e memorias digitalmente, criando mapotecas completas em seu banco de dados. Ou seja, uma forma eficiente de proteger o patrimônio da sua empresa — além de torná-lo facilmente acessível para as próximas gerações de colaboradores.

A gestão de documentos é um ponto crucial para empresas de engenharia que buscam agregar soluções tecnológicas e de qualidade em seu processo. Com a ferramenta certa, você potencializa as capacidades do seu setor de projetos e facilita toda a comunicação da equipe.

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